Ressursside kirjeldamine kuluarvestuses

Tegevuspõhise kuluarvestuse juures räägime palju ressurssidest, mis need ressursid siis on? Kuidas ikkagi leida ettevõtte käsutuses olevad ressursid? Kuidas on seotud tegevuspõhine kuluarvestus ja ressursid? Alustame sellest, et püüame defineerida, mis need ressursid on ja vaatame, kuidas neid oleks mõistlik süstematiseerida.

Kõige üldisemalt võiksime ressursse defineerida järgmiselt

Ressursid on objektid – inimesed, seadmed, süsteemid, pinnad – mis osalevad tegevustes (on vajalikud tegevuste läbiviimiseks). Ressursse saab (enamasti) tuvastada, kui jälgida tegevuste läbiviimist.

 

Organisastsioonis peaks iga ressurss kuuluma kindalsse üksusesse, millega määratakse vastutuse ressursi haldamise, kulude planeerimise ja aruandluse osas.

 

Ressursside kategooriad

Vaadates ressursside kategooriaid erinevates organisatsioonides näeme, et sõltumata nende omandivormist ja tegevusvaldkonnast on ressursid ikka sarnased - masinad, seadmed, inimesed, süsteemid, pinnad jne, mis on ka loogiline, sest tegevusi saame ikka läbi viia peamiselt inimeste ja seadmetega, mis vajavad tegutsemiseks katust pea kohale ning kaasajal ka infotehnoloogilist tuge

 

Kui detailselt või üldiselt on vaja ressursid kirjeldada? Lihtne loogika on järgmine – ressursid peavad olema kirjeldatud selliselt, et nad on võimelised sarnaselt osalema tegevuste läbiviimisel. Miks nii? Tuletame meelde ABC põhimõtteid – pull ja push modelleerimist. Mis juhtub, kui ressursid ei ole võimelised samu tegevusi tegema? Pull mudeli korral ei saa me sellisel juhul määratleda, millist konkreetset ressurssi millisel juhul kasutada ning järelikult ei saa me ka tõest infot ressursside hõivatuse kohta. Selline mudel ei ole planeerimisel kasutatav ja kui ressursikasutuse hindamine ning tegevuspõhine planeerimine olid meie mudeli koostamise eesmärkideks, siis peame sellega ressursside kirjeldamisel arvestama. Mis see reaalselt tähendab? Paljudel juhtudel on meil sarnaseid tegevusi tegevad inimressursid eristatud ametinimetuses staa˛i või kompetentsi kirjeldava ‚auastmega’ – vanemspetsialist/spetsialist jne. Kulumudelis huvitab meid eelkõige ressursside võime samu tegevusi teha – seega, kui spetsialist ja vanemspetsialist teevad olulises osas samu tegevusi on mõistlik need kirjeldada ühe ressursina. Sama kehtib ka teiste ressursside, eelkõige seadmete kohta.

 

Ressursside loetelu koostamiseks võtame aluseks info, mis meil juba olemas on – seadmete, pindade  jm füüsilise inventari  kohta on meil kindlasti info põhivarade loeteludes, inimeste kohta leiame info personalisüsteemist, tootmises kasutatavate materjalide kohta laoarvestusest  jne. Tähtis on taas alustada süstematiseerimisest – loome kõigepealt ressursside grupid , et midagi ei ununeks ja täiendame loetelu teadmise paranemisel, näiteks mudeli koostamisel.

 

Personal

Personaliressursside kirjeldamisel on meil esimeseks sisendiks personaliarvestuse loendid, kust leiame info nii füüsiliste inimeste kui ka ametikohtade kohta. Võttes need loetelud aluseks selgitame iga üksuse juhiga vesteldes välja tema käsutuses olevate ressursside iseloomu ja koostöös kirjeldame ressursside loendi. Mida üksus edasi, seda lihtsam protsess on, sest lisaks personaliloenditele on meile abiks juba eelnevalt kirjeldatud teiste üksuste ressursid. Peale ressursside kirjeldamist peame mõtlema ka sellele, kuidas tulevikus personaliressurssidega seotud kulusid lihtsalt ja mugavalt raamatupidamissüsteemist kätte saada. Selleks täiendame personaliloendit  ressursitunnusega ning personalisüsteemist tulevatele raamatupidamiskannetele lisame vastava dimensiooni s.t. kõik palga jms kuludega seotud kanded peavad juba tekkimisel külge saama  ressursi tunnuse. Personaliressurssidega seotud kulud on tavaliselt ühed suuremad ja seepärast on personaliarvestuse korrastamine ka väga tänuväärne tegevus.

 

Meeles peame pidama ka seda, et kõik personaliressursid ei pruugi meil personalisüsteemis kajastuda – võib ju olla, et ostame teatud ressursse sisse.

Seadmed

Seadete kirjeldamisel on sarnaselt personaliga heaks sisendiks raamatupidamissüsteemis olev põhivara loetelu – tavaliselt on seadmete puhul raamatupidamislikult tegemist just põhivaraga. Samas on põhivaraarvestuse eesmärgiks ikka amortisatsiooni jms raamatupidamislikult korrektne kajastamine ning see tingib olukorra, kus võime leida loogiliselt ühe seadme kirjeldatuna mitmel real – iga parandus ja täiendav jupp eraldi. Meie ülesandeks on sellest loendist taas koos üksuse juhiga, kes asja sisu mõistab, loogiline seadmete kui ressursside loetelu koostada. Seade kui ressurss on ikka see elus tegelikult eksisteeriv seade, millega igapäevaselt tööd tehakse.

 

Seadmete tuvastamise järgselt peame siduma põhivaraloendi kirjed ressursssidega ja seda ikka selleks, et edaspidi amortisatsioonikulud meile vajalikul kujul lihtsalt kättesaadavad oleksid. Eesmärk sama, mis personaliarvestuse puhul – ressursi tunnus peab amordikirjetele lisanduma nende tekkimisel ja et seos põhivara ja loogilise ressursi vahel on enamasti püsiv või väga vähemuutuv, siis on selle seose haldamiseks kõige mõistlikumaks kohaks just nimelt põhivararegister.

Pinnad

Pindade kirjeldamisel meil tavaliselt ühtegi ühest sisendit ei ole,  kui pinnad on meie omanduses on nad kirjeldatud põhivarana, kui rendime pindu, siis puudub ühtne loend sageli raamatupidamissüsteemist. Pindade kui ressursside kirjeldamisel on mõistlik taas loend kirjeldad sellisena nagu me seda elus kasutame. Pindade puhul on tavaliselt ühikuks aadress või selle osa – näiteks pind Tallinnas Kuuse 2 või Tootmispind Kuuse 2 ja Kontoripind Kuuse 2.

 

Ettevõtte omanduses olevate pindade puhul kirjeldame vastavuse ressursi ja põhivara vahel sarnaselt seadmetega.

Süsteemid

(IT) Süsteemide kirjeldamisel on meil taas abi põhivaraloendist , sest serverid, muud seadmed ja tarkvaralitsentsid on tavaliselt põhivarana arvel. IT on segane teema, kui detailselt siis ikka süsteeme kirjeldada? Alustame üldisest – püüame üles leida kogu põhivara, mis toetab meie infrastruktuuri  s.t. süsteemi, mida kasutavad kõik. Infrastruktuuri alla kuuluvad võrguvahendid, meiliserverid, intranet, failiserverid jms. Teise ressursina on tavaliselt olemas mingi majandustarkvara  (ERP),  mis samuti olulisi kulusid põhjustab ning seepärast eraldi ressursina on mõistlik kirjeldada. Lisaks võib ettevõttes eksisteerida  spetsiifilisi funktsioone täitvaid süsteeme, näiteks pankades treasury, kindlustuses lepingute haldamine vms, mis on vajalikud ainult kindlatele ametikohtadele/kindlate teenuste osutamiseks ning on suhteliselt kulukad.

 

Lisaks tegevustes osalevatele nö ‘päris-ressurssidele’ ja otsekuludest materjalidele tuleb kindlasti kirjeldada ka teised otsekulu-tüüpi sisendid ja siin saame juba lähtuda kirjeldatud kuluobjektidest vaata täpsemalt Tegevuspõhise kuluarvestuse praktiline juurutamine ja kasutamine :

 

-          kui meil on toode (tooterühm), siis sageli on sellega seotud otseseid kulusid –reklaam jms;

-          kui meil on klient (kliendirühm), siis ka sellega on meil sageli seotud kulusid – esinduskulud, müügikulud jms.

 

Ressursi tunnused

Ressurssi iseloomustab alati:

  • Käitur e ühik, mis iseloomustab ressursi osalemist tegevustes (materjali kulu toodetes
    • Materjalide puhul näiteks tk, kg, m jne
    •  Ressursside puhul min, kord, tk, ka
  • Maht, mis väljendab kasutatavat optimaalset maksimumi käituri ühikutes
    • Maht peab kajastama olemasoleva ressursi mahtu optimaalse hõivatuse korral
    • N. Ametikoha puhul tööaeg minutites – 11 kuud*22 päeva*7 tundi*60 minutit= 101640 minutit

 

Ühiku hinna saame jagades ressursi kogukulu ressursi mahuga (optimaalse võimega osaleda tegevustes)

 

Pea meeles, et esimesel korral ei pruugi kõik just ideaalselt välja kukkuda, tähtis on enda jaoks läbi mõelda ressursside kirjeldamise loogika ning sellisel juhul saab alati hilisema parema teadmise, mis tekib ABC mudeli ehitamisel või ressursside kaupa kulude analüüsil, loetellu lisada.

 

Korrastatud ressursside loetelu on aluseks ressursikeskse majandusarvestuse korraldamisele.